Każdy utwór ma swojego autora, któremu z reguły przysługują do niego prawa autorskie. Zdarza się jednak, że nie może on zostać ustalony lub odnaleziony. Takie dzieła uznawane są za osierocone.

Utworami osieroconymi nie są jednak wszystkie utwory, w stosunku do których nie można ustalić lub odnaleźć posiadaczy autorskich praw majątkowych, a jedynie te opublikowane w książkach, dziennikach, czasopismach lub innych formach publikacji drukiem, utwory audiowizualne (także utwory zamówione lub włączone do utworów audiowizualnych lub utrwalone na wideogramach, w zakresie korzystania z utworu audiowizualnego lub wideogramu jako całości) oraz utwory utrwalone na fonogramach. By utwór mógł zostać uznany za osierocony musi ponadto znajdować się w zbiorach określonych przepisami podmiotów, np. archiwów, instytucji oświatowych, bibliotek czy muzeów.

Instytucje te mogą korzystać z utworów osieroconych w celu realizacji ich służących interesowi publicznemu statutowych zadań, np. zachowania, odnawiania i udostępniania w celach kulturalnych i edukacyjnych. Korzystanie takie może przybrać formę zwielokrotniania opublikowanych utworów osieroconych oraz udostępniania ich publicznie. Instytucje te mogą przy tym uzyskiwać przychody, które jednak przeznaczyć muszą na pokrycie bezpośrednich kosztów ich digitalizacji i publicznego udostępniania.

Warunkiem korzystania z utworów osieroconych jest uprzednie staranne poszukiwanie uprawnionych, którym przysługują do nich autorskie prawa majątkowe. Sprowadzają się one przede wszystkim do obowiązku sprawdzenia informacji na temat tych uprawnionych w źródłach odpowiednich dla poszczególnych kategorii dzieł. Poszukiwania należy dokumentować, a dokumentację przechowywać. Wykaz źródeł, których sprawdzenie jest wymagane oraz sposób dokumentowania informacji o jego wynikach wskazane są w przepisach prawa.

Instytucje, o których mowa powyżej, wyniki ich starannych poszukiwań oraz sposób korzystania przez nie z utworów osieroconych podlegają rejestracji w bazie utworów osieroconych prowadzonej przez Urząd Harmonizacji Rynku Wewnętrznego w ramach europejskiego obserwatorium do spraw naruszeń praw własności intelektualnej. Właściwy minister może odmówić rejestracji konkretnego podmiotu, jeśli uzna, że nie jest jednym z podmiotów wskazanych przepisami prawa. Uprawniony z tytułu praw autorskich do utworu osieroconego może żądać wpisania do tej bazy stwierdzenia wygaśnięcia statusu utworu osieroconego. W takim przypadku ustaje uprawnienie do dalszego korzystania z tego utworu jako osieroconego. Uprawniony może żądać od instytucji, która korzystała z utworu uznanego za osierocony godziwej rekompensaty z tego tytułu. Jej wysokość powinna uwzględniać charakter i zakres korzystania z tego utworu, wysokość osiągniętych z tego tytułu przychodów i szkodę, jaka została wyrządzona uprawnionemu w związku z tym korzystaniem.